Réussir l’organisation d’une soirée d’entreprise : 10 astuces incontournables

Les soirées d’entreprise sont des événements qui ont pour objectif de motiver les collaborateurs. Elles doivent par conséquent être organisées avec minutie. La multitude et la diversité des tâches peuvent pourtant rendre cet exercice bien périlleux. Ne paniquez surtout pas, nous allons vous donner 10 astuces, dans cet article, pour le réussir haut la main.  

Émotions, La Joie, Heureux, Festival, PartiePour réussir sa soirée d’entreprise, il faut bien choisir la date

Rome ne s’est pas construit en un jour. Ce ne sera pas non plus le cas de votre soirée d’entreprise. Il y a plusieurs tâches que vous devez exécuter pour la réussir. Le choix d’une date pour une soirée d’entreprise semble anodin, mais il peut s’avérer être un casse-tête si vous ne tenez pas en compte des contraintes internes et externes à l’entreprise.

Des contraintes internes

En entreprise, il y a plusieurs types d’événements internes qui regroupent tout ou une partie des collaborateurs. Il peut s’agir d’une réunion, d’un congrès, d’une conférence, d’une formation… La première précaution à prendre lors de l’organisation des soirées d’entreprises est d’éviter que la date choisie chevauche sur celui d’un autre événement.

Il faut en plus tenir compte de la disponibilité du personnel ainsi que des obligations de l’entreprise. Il serait bien fâcheux d’organiser par exemple les festivités le jour où les comptes de l’entreprise devraient être clôturés. Dans ces conditions, non seulement les financiers ne seront en majorité pas présents, mais en plus, ceux parmi eux qui se seraient déplacés peuvent être distraits ou peu concernés.

Certaines entreprises font le choix d’une date qui précède le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle action. Les collaborateurs ont la primeur de l’information, ils peuvent ainsi en être les premiers ambassadeurs.

Des contraintes externes

Vous êtes-vous assuré qu’aucun élément interne ne pourra faire de l’ombre à votre événement ? Il est maintenant temps de vous appesantir sur ceux externes. Les vacances scolaires semblent à première vue être une période idéale, car les salariés n’ont pas de réunions ou autres séminaires sous les bras. Ce n’est pourtant pas le cas. Certains préfèrent passer ces instants en famille ou en voyage. Ils boycotteraient donc la soirée.

Il faut par ailleurs s’assurer qu’à la date choisie il n’y a pas d’événements majeurs comme la finale du 100 mètres des jeux olympiques, la finale de la coupe du monde ou autre événement sportif. Il faut en outre vous assurer que la soirée ne soit pas programmée lors d’un programme télévisuel, ne sait-on jamais.

Et si on parlait du budget ?

L’organisation d’une soirée d’entreprise nécessite non seulement des ressources humaines, mais également celles financières. Nous vous conseillons de définir en amont le budget à consacrer à la soirée. Il faudra ensuite faire une simulation des dépenses, même si la réalité peut parfois être bien loin de vos prévisions.

Le budget peut varier selon l’objectif de l’événement, le type et l’effectif des invités ou encore l’ampleur à donner à la soirée. Il faut également noter que le budget conditionne plusieurs des étapes que nous allons vous citer dans cet article. Gardez toutefois à l’esprit que même avec un budget restreint, vous serez toujours capable de donner de la joie et du plaisir à vos convives.

Constituer une équipe de choc

On n’organise pas une soirée d’entreprise seuls. Il faut une équipe dévouée à la cause pour arriver au résultat escompté. Mettre en un comité d’organisation dont les membres ont des compétences diverses et variées est une bonne idée. Le premier critère de choix desdits membres est la motivation. Le responsable ou président du comité devra travailler en étroite collaboration avec :

  • La Direction des ressources humaines pour les informations liées au personnel ;
  • La Direction financière pour les questions de budget ou de décaissement ;
  • Le département Logistique pour la mobilisation et la collaboration des différents prestataires ;
  • La Direction Marketing pour le branding des lieux aux couleurs de l’entreprise.

Les dénominations des Directions sont à titre indicatif, elles sont bien évidemment différentes d’une entreprise à une autre. Certaines entreprises ont même un Chief Happiness Officer (CHO). Sa raison d’être est de donner la banane à toute l’équipe. Il est celui qui se charge des événements tels que les soirées d’entreprise.  

Opter pour une soirée à thème

Soirée disco, hivernale, tropicale, Halloween, années 2000 et bien d’autres sont des idées de thèmes. Le choix de ce dernier donne la ligne directrice de l’événement. Les costumes, les décorations, le menu, la musique… Évitez, à toutes fins utiles, une soirée d’entreprise avec le thème Avengers.

Choisir le lieu adéquat pour sa soirée d’entreprise

Restaurant, Manger, Quilles, Préparer Votre TravailPour une soirée d’entreprise réussie, il faut identifier le lieu approprié. Le choix d’une salle de 300 personnes pour une soirée destinée à une entreprise qui emploient une vingtaine de salariés peut constituer une source d’échec de votre événement. Il faut donc prendre en compte ces critères pour le choix du local qui va abriter votre soirée d’entreprise :

  • Le nombre d’invités ;
  • Le thème de la soirée ;
  • Le standing de l’entreprise ;
  • Les commodités déjà disponibles dans le local ;
  • Le budget alloué à la soirée…

Vous pouvez toutefois opter pour des endroits insolites comme des châteaux, des restaurants, un bateau ou en plein air pour marquer le coup, ceci dans la limite du budget disponible bien sûr.

Prévoir une logistique de qualité

La logistique d’une soirée d’entreprise est de deux ordres : il y a celle liée à l’organisation et celle à mettre en branle le jour de l’événement.

La logistique pour organiser sa soirée d’entreprise

Comme nous le disions plus haut, le support du département logistique est un impératif pour la réussite de sa soirée d’entreprise, surtout si le lieu choisi est loin du siège habituel de la société. Il faudra en effet beaucoup d’aller et retour. S’ils ne sont pas bien optimisés, le temps et les efforts ne seront pas utilisés à bon escient.

Les ressources de l’entreprise peuvent en ce moment être utiles pour minimiser les coûts, surtout si le budget alloué n’est pas conséquent. Vous pourrez vous servir des véhicules de transports pour déplacer par exemple les tables, chaises, décorations ou autres.

La logistique pour assurer la sécurité et le déplacement des invités

Hormis la logistique pour les préparatifs, il faut également planifier le déplacement du personnel sur les lieux. Il faut indiquer convenablement l’endroit où se déroule la soirée. Vous pouvez même faire appel à des services de bus ou de taxis professionnels pour éviter toutes déconvenues le jour J. Une dernière chose à laquelle il faut penser en matière de logistique c’est la sécurité des invités. Il faut déployer des agents de sécurité s’ils ne sont pas fournis sur les lieux loués pour la soirée d’entreprise.

Prévoir une musique « d’enfer »

Peut-on parler de soirée sans évoquer la musique ? Elle est l’élément qui donne le rythme de la soirée. Vous pouvez choisir un groupe qui jouera en live ou en playback ou carrément opter pour un DJ. Que votre playlist ne soit pas du thème de la soirée.

La musique doit mettre et garder vos invités dans l‘ambiance de la soirée. Pensez à tous les gouts pour rendre tout le monde heureux. Ne comptez surtout pas sur une playlist faite sur votre téléphone portable ou sur une tablette. Il suffit d’un appel ou de la batterie qui se vide et toute la musique de l’événement s’arrête.

Sélectionner des animations pour pimenter la soirée

Pour éviter que les participants à la soirée ne s’ennuient au milieu de dizaines de discours, prévoyez plusieurs activités. Le karaoké a un franc succès dans ce genre d’événement. Peu de moyens sont nécessaires pour sa réalisation. Si les employés sont en majorité jeunes, une compétition de jeu vidéo peut retenir leur attention.

Un questionnaire à choix multiples ou encore un jeu-questionnaire avec des lots symboliques à gagner ne donneront que plus d’attrait à votre soirée d’entreprise.

Choisir minutieusement le menu

La dégustation des plats est l’un des moments cruciaux d’un événement d’entreprise. Il faut donc choisir un menu qui soit en concordance avec le thème de votre soirée d’entreprise et qui soit de qualité. Veillez à ce que les produits utilisés pas votre traiteur soit frais et non des surgelés. Leurs papilles gustatives doivent garder un souvenir inoubliable de votre soirée d’entreprise. Très en vogue aujourd’hui, les produits bios pourraient avoir un franc succès. Alors, pensez-y.

Donner de la visibilité à votre événement

Votre soirée d’entreprise n’est pas un concert au Zénith certes, mais elle a besoin d’être connue.

Avant la soirée

Il faut communiquer pour s’assurer que le plus grand nombre de vos convives seront bien présents. Il faut donc utiliser les réseaux sociaux, les emails ou l’intranet de votre société pour publier le teasing, préalablement monté à propos de l’événement. Impliquez le plus de collègues possible à cette communication pour que le plus grand nombre se sente concerné par l’événement.

Vous pouvez même faire de petites affiches puis les coller au réfectoire, dans les halls communs, les toilettes ou les locaux dédiés aux copieurs. Nous vous conseillons également de préciser le dress code et le thème de la soirée sur ces différents supports.

Après la soirée

Votre soirée a été une réussite et il faut que les gens le sachent. Publiez les photos et les vidéos sur les différents canaux que vous avez à disposition tout en gardant à l’esprit la vie privée des participants. Mettez en lumière les instants insolites :

  • La danse d’un directeur ;
  • Le gain d’un lot inhabituel au cours d’un des jeux ;
  • Une allocution bien sentie…

En bonus : choisir la bonne disposition pour les invités

En définitive, une soirée d’entreprise est une festivité qui resserre les liens, mais qui permet également d’adoucir ou de conforter votre image de marque auprès des clients ou prestataires externes. Cet événement doit donc être organisé avec soin. La disposition des convives ne doit pas non plus être laissée au bon vouloir du hasard. Mettre à la même table rien que des collègues en froid ne va pas forcément créer une grande allégresse lors des instants de jeux. Il faut donc choisir minutieusement les tables et leurs occupants. Pour une soirée d’entreprise réussie.

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Dominique

A propos de l'auteur: Dominique

J'écris depuis maintenant plus de 2 ans pour le quotidien Soirinfo, et toujours avec autant de plaisir !

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